電子帳簿保存法への対応が、2024年（令和6年）1月1日から義務化されました。インボイス対応とも重なっていて本当にめんどくさいですね。最悪です。
しかも、調べてもごちゃごちゃした説明ばかりで、結局我々は何をどう対応したら良いのかわからずイライラします。
そんな迷える同志のお役に立てるよう、個人事業主（フリーランス・自営業）向けの電子帳簿保存法の対応をまとめました。こんなものちゃっちゃと終わらせて、本来の仕事に集中しましょう！
電子帳簿保存法への必須対応だけ簡潔に知りたい方へ
本記事では、電子帳簿保存法とはなんぞや、みたいな説明は省きます。法律にちゃんと対応できればそんな前提の話はどうでもいいです。
「電子帳簿保存法の存在とか猶予期間とかは知っていたけど、何も準備してこなかったよ〜。そしたらいつの間にか義務化が始まっていて焦ってるよ〜。」という方や、「新たに個人事業主になったんだけど、電子帳簿保存法って私も何か対応が必要なの？？」という方に向けて、必須の対応をわかりやすくご説明します。
※あとすみません、これ書いておかないと私のほうでは責任をとれませんので、念のため書きます。→ 詳細は国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトや、管轄の税務署にてご確認ください。
「電子取引のデータ保存」が義務化！全員対応必須
メールやWeb上（クラウドサービス）などでやり取りした全ての書類を、電子データのまま保存しなければなりません。「今まではプリントアウトして、電子データは削除してた」という方は、プリントアウトも削除もしないで、電子データを適切に保存してください。保存方法は後述します。
保存の対象となる電子データ
- 領収書
- 請求書
- 注文書
- 発注書
- 見積書
- 契約書
- 送り状 など
もっと具体的にいうとこんな感じです。
- オンライン上で備品を購入した際の領収書
- 取引先企業からメールで受け取った発注書
- 取引先企業にメールで送付した請求書 など
上記の書類を紙で受け取ったり送ったりした場合は気にしなくて大丈夫です。紙のまま保存できます。あくまでもメールやWeb上などでやり取りしたものだけが「電子取引のデータ保存」の対象です。
とりあえず、業務や経費に関する電子の書類は、受け取った物も送った物も、全部保存しておきましょう。そうすれば文句言われません。
保存方法
保存する際には以下「3点」の対応が必須です。めんどくさいですね。でもやってみたらなんとかなるので頑張りましょう。
1．改ざん防止措置をとる
具体的には「タイムスタンプを付与する」「訂正・削除の履歴が残るシステム等でデータの授受と保存をする」「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」といった方法のいずれかを行います。
「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」は大変そうなので無視します。なので、「タイムスタンプを付与する」と「訂正・削除の履歴が残るシステム等でデータの授受と保存をする」のどちらかを行いましょう。
【タイムスタンプを付与する方法】
お使いの会計ソフトにタイムスタンプ付与機能があればそれでOKです。たとえば「マネーフォワード」には機能があるようですので、お使いの方はHPなどで詳細をご確認ください。
会計ソフトにタイムスタンプ付与機能がない場合、個人でどうにかタイムスタンプを付与しようとするとかなりの手間と費用がかかると思われます。なので、次にご紹介する方法で対応すればタイムスタンプを付与できなくても問題ありません。
【訂正・削除の履歴が残るシステム等でデータの授受と保存をする方法】
会計ソフトで「弥生」や「freee」を使っている場合は、付帯するデータ管理サービスを利用できると思います。私はやよいの青色申告 オンラインの利用者が使える「スマート証憑管理」で電子取引のデータ保存をしています。
「スマート証憑管理」では、データをアップロードした「登録日」がタイムスタンプの代わりを果たします。データの訂正や削除が行われた際にはその履歴が残るため、電子帳簿保存法の要件を満たします。ほかの会計ソフトのデータ管理サービスも同様の仕組みだと思います。
また、いずれの方法も、保存するファイル形式は問われません。PDFでもスクリーンショットでも大丈夫です。
2．「日付・金額・取引先」で検索できるようにする
必要なデータをすぐ探せるように、ファイル名に「日付・金額・取引先」という規則性をもたせましょう。「20240201_10000_XXX会社.pdf」といった感じです。全データこれで統一します。
上述した「スマート証憑管理」を使う場合には、データをアップロードし、この規則に従ったファイル名を付ければ、もうそれで電子取引のデータ保存に対応できます。今あなたがやるべきことはこれだけです。
請求書フォルダや領収書フォルダなどを作っておき、ファイルを保存していくとわかりやすいかもしれませんね。
3．ディスプレイやプリンタを備え付ける
税務調査が入って、税務職員に「このデータを出してください」と言われた際に、すぐに出力できる状態にしておく必要があります。すでにディスプレイやプリンタを持っている方はそのままで大丈夫ですね。というか、パソコンの画面を見せることで解決するはずなので、わざわざ新たなディスプレイを買う必要はなさそうです。
自分のパソコン内で法律に対応するのは難しい
「会計ソフト系のシステム・サービスを使わずに、自分のパソコン内で完結させたい」とお考えの方もいらっしゃると思います。私もそうでした。なるべく簡単に安く済ませたいのは当たり前ですよね。
ですがその方法を取ろうとすると、自分でタイムスタンプを付与する、もしくは改ざん防止のための事務処理規程を定めるといった対応が必要になり、なかなかの手間と費用がかかります。また、保存したデータは日付や金額を範囲指定して探せるようにしなければなりません。
すぐに対応方法が思いつく方はそれで実践していただければ良いのですが、多くの方は「なかなかめんどくさそうだ」と感じることと思います。
別にスマート証憑管理の回し者ではありませんが、スマート証憑管理は電子帳簿保存法で定められれている「検索要件」や「訂正削除の防止措置」にも対応しているので、作業がラクだと思います。
「弥生シリーズ」のデスクトップアプリを使っていて「あんしん保守サポート」に加入している方や、クラウドアプリ（やよいの青色申告 オンラインなど）を契約中の方は、当面の間は追加費用ナシで使えるみたいです。
任意なのでまだ焦らなくていいこと
電子帳簿保存法には、上述した「電子取引のデータ保存」以外に、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」というものがあります。この2つはまだ「任意」で対応すればOKなので、焦らなくても大丈夫です。
一応詳細を把握しておきたい方、早速対応してしまいたい方は、国税庁のパンフレットへのリンクを載せますのでご確認ください。
まとめ
電子帳簿保存法に関する対応は、少しずつ緩和されたり、新たなルールが追加されたりしていて煩雑です。
とりあえず、何かしら電子で書類のやり取りが発生したら、すぐに「スマート証憑管理」のようなデータ管理サービスにアップロードして、適切なファイル名を付ければOKです。
保存するまでの期間は「最長約2ヶ月概ね7営業日以内」なのかなと思います。これも最新のパンフレットには書いてないのでよくわかりません。なんにせよ早めに対応しましょう。
※以上、2024年2月19日時点の情報で作成した記事です。
